Finansų valdymo sistemos: kaip išsirinkti?

Kiekviena įmonė, nepriklausomai nuo jos dydžio ar veiklos pobūdžio, anksčiau ar vėliau užduoda sau klausimą: kaip dirbti efektyviau ir našiau? Finansų valdymo sistemos gali būti išeitis, tačiau daugelis įmonių nežino, kokia sistema jiems yra geriausia ir tinkamiausia. Prieš nuspręsdami, kokios finansų valdymo sistemos jums reikia, pradėkite nuo savo poreikių analizės. Neskubėkite domėtis pardavėjų pasiūlymais, pirmiausia – paruoškite planą. Rekomenduojama net turėti tam skirtą poreikių specifikaciją, kurioje surašysite savo pageidavimus. Norėdami geriau suprasti savo poreikius, užduokite pagrindinius klausimus: kiek jūsų darbuotojų dirbs su nauja sistema ir kokių funkcijų reikės kiekvienam iš jų (buhalteris, vadybininkas, sandėlininkas, kasininkas, vadovas ar pan.)? Apgalvokite, ar jums reikės sukelti duomenis iš ankstesnės programos į naują (prekės, likučiai, klientai, skolos, ilgalaikis turtas, darbuotojai ir pan.). O svarbiausia – išsiaiškinkite, kokios naudos tikitės iš finansų valdymo sistemos: gal norite minimizuoti buhalterijoje klaidų skaičių, gal didesnio darbuotojų produktyvumo/monitoringo, gal automatizuotai prijungti elektroninę parduotuvė, o gal didesnio klientų skolų kontroliavimo bei greitesnio sąskaitų išrašymo? Įtraukite šiuos tikslus į rengiamą specifikaciją.

Suplanuokite biudžetą

Jeigu nusprendėte įsigyti finansų valdymo sistemą, turite suplanuoti, kokį biudžetą tam skirsite. Įprastai, kuo didesnį biudžetą skirsite, tuo daugiau automatizuotų sprendimų turėsite. Atminkite ir tai, kad dažnu atveju galimai susidursite su tuo, kad turėsite įtraukti ne tik programinės įrangos kainą, bet ir kainą už instaliavimo/techninius darbus bei papildomą darbuotojų apmokymą. Todėl šiuo atveju efektyviausia būtų išsirinkti tokią sistemą, kurios pakete į bendrą kainą jau bus įtrauktos minėtos paslaugos be jokių paslėptų papildomų mokesčių.

Kaip išsirinkti patikimą paslaugų teikėją?

Kai jau turite planą, poreikių specifikaciją ir esate numatę preliminarų biudžetą, laikas pradėti ieškoti patikimos įmonės, siūlančios finansų valdymo sistemas. Peržiūrėkite įmonių pasiūlymus, kurie atitinka jūsų poreikius ir lūkesčius, tačiau kartu verta pasidomėti ir pačia įmone. Įsitikinkite, kad jos reputacija yra nepriekaištinga. Patikrinkite, ar įmonė neturi skolų, skundų ar nėra įsivėlusi į jai nepalankius teisminius ginčus. Kodėl tai labai svarbu? Finansų valdymas yra susijęs su jūsų įmonės finansinių operacinių procesais ir jautrių duomenų tvarkymu, todėl šiuo atveju duomenis turėtumėte patikėti tik nepriekaištingos reputacijos įmonei. Taip pat įmonė, esanti daug metų rinkoje, galimai bus daug patikimesnė už rinkos naujokus.

 Kai išsirinksite įmonę ir aptarsite savo planą, paslaugų teikėjui užduokite svarbiausius klausimus:

Ar paslaugų teikėjas gali pasiūlyti išbandyti bandomąją versiją? Aptarę jūsų lūkesčius ir pristatę svarbiausius tikslus, išsirinkote jus tenkinančią sistemą? Paklauskite, ar įmonė gali atlikti visų reikiamų funkcijų prezentaciją, atsakyti į visus klausimus ir suteikti galimybę išbandyti norimos komplektacijos sistemos DEMO versiją. Kokybiška prezentacija ir sistemos išbandymas padeda geriau suprasti savo poreikius, įsitikinti, ar jūsų pasirinkimas yra teisingas. FINVALDA atlieka išsamias prezentacijas ir suteikia galimybę nemokamai išbandyti visų komplektacijų programinės įrangos bandomąją sistemos versiją.

Ar finansų valdymo sistema yra lanksti? Finansų valdymo sistemos, kurių negalima pritaikyti prie unikalių įmonės poreikių, nėra geras pasirinkimas. Šiuo atveju turite įsitikinti, kad finansų valdymo sistema gali būti automatizuotai suderinama su kitomis/specializuotomis programomis. Jeigu jūsų pasirinkta įmonė to pasiūlyti negali – tuomet verta apsvarstyti, ar esate pasiryžę duomenis perkėlinėti rankiniu būdu. Rinkitės sistemos pardavėją, kuris nestovi vietoje ir reguliariai kuria/programuoja naujoves, taip pat ar operatyviai reaguoja, kai keičiasi valstybės įstatymai. FINVALDA suteikia galimybę, atsižvelgiant į individualius kliento poreikius, suprogramuoti ir pritaikyti papildomas funkcijas.

Ar programinę įrangą bus galima atnaujinti? Dauguma įmonių planuoja augti, todėl joms reikia finansų valdymo sistemos, kuri prisitaikytų prie didėjančių įmonės poreikių. Niekas nenori pirkti naujos sistemos, kai nuo pirmosios įsigijimo praėjo mažai laiko. Todėl verta įsitikinti, kad jūsų pasirinkta sistema bus lanksti. Pasirinkę FINVALDA, jūsų įmonei plečiantis, jums nereiks pirkti kitos verslo sistemos, o tik įsigyti papildomą komplektaciją/sumokėti kainų skirtumą.

Ar įmonė teikia serverio paslaugą? Vis dažniau verslo valdymo sistemų naudotojams reikia programų įsigijimo/nuomos + serverio kompleksinės paslaugos, kadangi yra labai patogu, kai iš vieno tiekėjo gaunama ir prieiga 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę prie verslo valdymo sistemos jungiantis iš skirtingų kompiuterių ir duomenų saugojimo bei serverio administravimo paslauga. FINVALDA gali pasiūlyti programas laikyti savo administruojamuose tam pritaikytuose serveriuose.

Teisingai pasirinkta verslo valdymo sistema supaprastins ir automatizuos duomenų valdymą, generuos informatyvias atskaitas ir įžvalgas, kurios leis priimti tinkamus sprendimus. Atminkite, kad į verslo / finansų valdymo sistemų įsigijimo procesą ir naudojimą yra tikslinga įtraukti įvairių lygių įmonių darbuotojus ir vadovus.